CoNtRoL dE lOs ReGiStRoS

Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan legibles, fácilmente identificables y disponibles. Define los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de permanencia y eliminación de los registros de calidad. 

• IDENTIFICACION:

Objetivo: Definir los documentos que soportan el Sistema de Calidad para asegurar la conformidad de los productos fabricados con los requisitos establecido . Los registros de calidad, que forman también parte del Sistema de Calidad, se desarrollan en el documento 

Alcance: El Sistema de Calidad aquí definido, se aplica a todos los productos fabricados por XYZ, S.A. y a todos los departamentos de la empresa. 

• ALMACENAMIENTO:

Indica el medio en el cual es almacenado el registro, es decir si es electrónico o impreso. Lugar: Indica el lugar físico donde se mantienen los registros y a quien o qué pertenece. Ej.: Intraweb, PC Encargado de Sistema, Archivador secretaría división, etc.

La zona destinada a almacenamiento, estará diseñada de forma que en ella se puedan colocar por orden las materias primas y productos acabados, debidamente separados y clasificados según su naturaleza con el fin de evitar que se produzcan confusiones y errores.

• PROTECCION:

Los archivos electrónicos de registros, son respaldados por el responsable del almacenamiento, en algún soporte digital como CD, pendrive, etc. o de acuerdo a los métodos definidos por Informática para el almacenamiento o respaldo. Los registros en formato impreso, son mantenidos en Archivadores o Carpetas en el lugar o puesto de trabajo del responsable del Almacenamiento del mismo según lo indica el Cuadro de Control de Registros.

• RECUPERACION:

El método que se debe seguir para poder consultar los registros, el cual incluye la definición de criterios de acceso y la clasificación de los registros.

• TIEMPO / DISPOSICION DE LOS REGISTROS:

Corresponde al tiempo de retención o período durante el cual se mantendrá almacenado el registro en el lugar establecido, y a la acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple su tiempo de retención. Por ejemplo: Eliminar, Archivo en Bodega, etc.

Cada responsable que presente la necesidad de registrar un resultado o evidencia de actividades de un proceso, debe utilizar el formulario o formato de registro que corresponda, garantizando que la información sea entendible o legible. El registro debe almacenarse por el responsable establecido en el cuadro de control de registros, en el lugar y por el tiempo que corresponda. El responsable de almacenar el registro debe protegerlo según su medio de soporte y lugar de almacenamiento para garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis posterior, y mantenerlo bajo las condiciones definidas. Cumplido el período de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro según la acción definida en la columna Disposición.