CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

En cuanto a los registros, estos deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y de la eficacia del Sistema de Calidad.

Por esta razón, debe establecerse un procedimiento documentado de control de los registros que:
- permita que se mantengan legibles, fácilmente identificables y recuperables
- establezca la forma de: identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de conservación, disposición.

• APROBACION:

La aprobación de los documentos se realizará de la siguiente manera:

Para el macro procesó de Direccionamiento Estratégico, la aprobación se hará por parte del Comité Directivo del Sistema de Gestión de Calidad de la Administración Central Municipal..Para los demás macro procesos estratégicos, misionales y de apoyo la realizará el líder de cada proceso.

Aprobado el documento el responsable del proceso lo envía al Coordinador de Calidad quien lo distribuirá según los parámetros de copias previamente definidos.

• REVISION Y ACTUALIZACION:

REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia,

Eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Elaboración y actualización de documentos:

a) El usuario interesado elabora un borrador del documento nuevo o modificado conforme a la Norma Fundamental de la Administración Central Municipal y diligencia el formato de solicitud de cambio o creación, lo presenta al comité conformado por los miembros del equipo técnico de calidad que hacen parte del proceso/subproceso para que analice, valide y revise la creación o modificación del mismo.

Igualmente cuando en el proceso/subproceso participa una sola dependencia el análisis, validación y revisión de la creación o modificación del documento, lo hará el(os) miembros del equipo técnico de calidad participantes. Finalmente se remite el formato de solicitud de cambio o creación al líder del proceso para su aprobación. (Se contempla la posibilidad que el análisis, validación y revisión lo haga el Subcomité de Coordinación de Control Interno de la dependencia)

En caso de no aprobarse la propuesta de creación o modificación del documento, se le informa al interesado las razones.

Si es revisado y aprobado el formato de solicitud de cambio o creación se remite, con el borrador del documento en medio magnético al responsable de la coordinación del sistema de Gestión de la calidad, para la verificación del cumplimiento de los requisitos de la norma fundamental, y si es un documento que ya existe, realiza el cambio de versión y actualiza el listado maestro de documentos.

• IDENTIFICACION DE CAMBIOS:

El líder de implantación identifica, revisa, planea e incorpora los cambios solicitados  y/o necesarios a la estructura documental, evalúa e incorpora nuevos documentos que requieren actualizarse al SGC, todo en estricto apego a este procedimiento y a lo establecido en el sistema de gestión de la calidad en el procedimiento en el control de cambios.

Los cambios o inclusión de nuevos documentos pueden ser con base a documentos internos, la necesidad de modificar y/o nuevos documentos al SGC o estructura documental por detección de no conformidades y acciones correctivas y preventivas, resultado de auditorías, revisión por parte de la dirección o iniciativas de mejor continua, el proceso o el propio SGC.

• DISPOSICION EN PUNTOS DE USO:

documentos dice que se debe tener un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para el control de los documentos y dentro de estos cita el item d que menciona que se debe asegurar de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Que sucede si uno se encuentra en una organización pequeña conformada por 10 personas máximo de planta y donde en el área de calidad (en un estante) se tiene la documentación necesaria que es consultadas por todos; y se tiene en el procedimiento de cumplimiento de este numeral que cuando se hace la aprobación de documentos se hace entrega de la documentación en cada puesto de trabajo(lo cual en la realidad no se está realizando ya que todos consultan los documentos en el estante del departamento de calidad)(cuando hay una aprobación de documentación se informa que hay un nuevo documento a través de comunicación interna y se ubica en la carpeta respectiva del estante del departamento de calidad).

• LEGIBILIDAD:

Es El análisis de legibilidad de textos escritos es una forma de análisis de contenido que utiliza fórmulas matemáticas para evaluar la dificultad de lectura y comprensión de un texto. En lo que es el control de documentos es esencial ya que todo documento que sea manejado debe de ser elegible para que no exista la confusión del documento a tratar.

• DOCUMENTACION OBSOLETA:

Control de obsoletos:

Cuando los documentos estén obsoletos por una nueva versión, (el coordinador del SGC, de manera conjunta con el líder del proceso, coordina la recolección y destrucción de las copias de las versiones anteriores. De requerirse la conservación del documento original, este debe estar marcado con el sello que diga “Obsoleto” y el Coordinador del sistema de Gestión de Calidad lo guardará en una carpeta denominada documentos obsoletos.